Bij talent management* staat alle informatie over de prestaties en vaardigheden van medewerkers gebundeld in een systeem. Het bundelen van deze informatie vanuit verschillende systemen kan echter wat voeten in de aarde hebben. In deze blog vertel ik hoe wij voor Gasunie alle certificeringen uit een extern systeem (DIS) in de talent management omgeving hebben geladen. Wat erbij komt kijken en wat we er van hebben geleerd.

Meer informatie = beter inzicht

Om zoveel mogelijk inzicht te krijgen in de medewerkers en hun vaardigheden zijn er verschillende soorten informatie nodig. Een van de onderdelen van talent management is het beheren van de certificeringen oftewel de opleidingen, trainingen en cursussen die een werknemer heeft behaald in zijn leven en/of binnen de organisatie. Veel bedrijven hebben deze gegevens beschikbaar en zelfs digitaal. Idealiter bouwt de werkgever een digitaal CV op van zijn medewerkers. Op die manier kan bij vacatures of reorganisaties eenvoudig eerst intern gezocht worden naar geschikte medewerkers.

Klantcasus: Gasunie

Gasunie werkt naast de talent management omgeving met een (digitaal) archief van certificeringen. Hun wens was om te werken met één systeem in plaats van twee en daarom hebben zij ons gevraagd  om de certificeringen uit het externe systeem te trekken en in de talent management omgeving te laden. Belangrijk was dat de gegevens uit het externe systeem up-to-date gehouden moest worden. Dit moest omdat het  oude systeem nog in gebruik was. Daarnaast wilde Gasunie dat de overgang van het ene naar het andere systeem met zo min mogelijk belasting voor de medewerkers gedaan zou worden. Die zitten er natuurlijk niet op te wachten om hun opleidingshistorie handmatig te moeten overzetten.

Stappenplan voor het integreren van systemen

Om de gegevens in te laden hebben we een aantal stappen inclusief randvoorwaarden en mogelijke risico’s opgesteld:

  1. Verzamelen van data
    De gegevens moesten verzameld worden uit het oude systeem. Daarbij moest de data ‘schoon’ zijn. De naamgeving moest bijvoorbeeld overal gelijk zijn zodat certificaten aan de juiste werknemer gekoppeld konden worden.
  1. Inladen van gegevens
    De verzamelde gegevens moesten correct ingeladen worden. Daarbij moesten bijvoorbeeld digitale versies van diploma’s (in PDF, JPEG of PNG formaat) gekoppeld worden aan de juiste certificering.
  1. Testen
    De werking van de periodieke synchronisatie moest uitvoerig getest en inhoudelijk nagelopen worden in een testomgeving die dezelfde configuratie had als de live talent management omgeving. Door dit testen was er gelijk een foutrapportage en bijbehorende documentatie ontstaan, zodat onderhoud of overdracht geen probleem meer was.
  1. Periodieke synchronisatie
    De periodieke synchronisatie zou automatisch worden uitgevoerd zodat eventuele wijzigingen van medewerkers in het oude systeem ook in de talent management omgeving opgenomen zouden worden. Hierbij hielden we rekening met de performance van de synchronisatie, omdat dit snel en soepel moet werken. De synchronisatie wordt standaard buiten kantooruren uitgevoerd.

Uitvoering – wat ging goed, wat kon beter?

– Het verzamelen van de gegevens uit het oude systeem verliep soepel en snel. Dit scheelde veel tijd. Het verzamelen van gegevens zonder database toegang is doorgaans monnikenwerk en ook niet of nauwelijks te automatiseren.
– Het inladen van de gegevens kostte de meeste tijd. Hierbij moest goed nagedacht worden hoe we met uitzonderlijke gevallen zoals dubbele en/of onvolledige data zouden omgaan. Daarom werd het inladen eindeloos getest, waarbij we kleine delen van de verzamelde data inlaadden en controleerden op fouten. Dit gebeurde net zo lang totdat we 100% zeker waren dat er geen fouten meer konden optreden.

Wat hebben we geleerd?

Het testen en de algehele systematische aanpak wierpen zijn vruchten af: een afgerond project waarbij er zich maar enkele kleine verassingen voordeden. Het testen leverde daarnaast documentatie op zodat wijzigingen of onderhoud in de toekomst zonder problemen uitgevoerd kunnen worden en dit ook inzichtelijk naar Gasunie teruggekoppeld kan worden. Daarnaast is in de beginfase van het project de besluitvorming goed vastgelegd zodat het voor beide partijen duidelijk was waar ze mee instemden en wat ze konden verwachten. Dit heeft de doorlooptijd van het project aanzienlijk verbeterd.

Heeft uw organisatie ook behoefte aan meer inzicht in het talent van haar medewerkers? Neem gerust contact met ons op via info@atrivison.com of bel even met 033 204 80 32.

* Talent management
Talenten zijn doorslaggevend voor het succes van organisaties. Het is dan ook niet vreemd dat de behoefte aan talent management ieder jaar toeneemt. Naast het aanbieden van leermogelijkheden is het belangrijk om (leer)prestaties te evalueren en te documenteren om zo inzicht te krijgen in de kwaliteiten van medewerkers binnen (en soms zelfs buiten) de organisatie. 

Print Friendly