Op het uitbesteden van opleidingstaken lijkt nog wel eens een taboe te liggen. Terwijl het in vele gevallen een verstandige keuze is om kosten te besparen, medewerkers de mogelijkheid te geven hun eigen professionalisering vorm te geven en de controle over de opleidingsadministratie te verhogen.

Klantcasus: Stork

Het oer-Hollandse bedrijf in de techniek sector Stork zag de voordelen van het uitbesteden van opleidingstaken in en van hen kregen wij een drieledig verzoek:
– Ze willen hun opleidingsorganisatie op tactisch en operationeel niveau uitbesteden
– Ze willen ons inzetten als implementatiepartner en dienstverlener van de operationele werkzaamheden
– Qua technologie willen ze gebruik maken van het platform van Springest
– Een mooie uitdaging en in maart 2014 zijn we met de implementatie gestart!

Uitgangspunten voor het uitbesteden van opleidingstaken

Nog even terug naar de basis. Waarom wilde Stork eigenlijk uitbesteden? Hieraan lag een drietal uitgangspunten ten grondslag:
Een besparing op opleidingskosten van 15—20%
Hoe mooi we het ook maken, kostenbesparing is nog altijd de belangrijkste reden om diensten uit te besteden (bron: Bersin: Training Outsourcing: what works)
Eigen verantwoordelijkheid voor professionalisering
Medewerkers krijgen steeds meer verantwoordelijkheid en daarin past ruimte om de eigen professionalisering vorm te geven.
Meten = weten
Behoefte aan goede management rapportages, zodat deze ook tegen de opleidingsplannen aangehouden kunnen worden.

De piramide van uitbesteden

Op basis van de wensen en uitgangspunten van Stork hebben we de dienstverlening opgezet rond de volgende diensten:
– Hosting van het leerplatform
– Inkoop van opleidingen bij preferred suppliers van vaktechnische en professionele vaardigheden
– Verwerken van aanvragen buiten de catalogus
– Factuurverwerking en facturatie aan de klant
– Eerste- en tweedelijns support voor medewerkers en HR managers
Hiermee is een groot deel van de piramide uitbesteed aan het consortium van Springest, de opleidingsleverancier en Atrivision.

Waar liggen nog kansen voor Stork?

Diensten die we nog aan het palet kunnen toevoegen en die naar mijn mening van toegevoegde waarde zijn, zijn de ontwikkeling van interne leertrajecten en de verdere ontwikkeling van e-Learning modules en de ontsluiting daarvan via het leerplatform.  Het eerste omdat deze capaciteit niet meer beschikbaar is bij Stork en de e-Learning modules om verdere besparingen door te voeren en een flexibele levering te waarborgen. Het programma management en de strategie moeten naar mijn mening  altijd bij de klant blijven liggen, die kent de organisatiestrategie immers het beste.

Leerpunten uit deze klantcasus

Tot slot wil ik mijn twee belangrijkste leerpunten uit dit traject met je delen:
Zorg dat u de uit te besteden processen tot in detail uitwerkt en werk ze bij op basis van de eerste operationele maanden.
We hebben in de implementatiefase veel aandacht besteed aan het ontwerp van de processen en daar hebben we veel profijt van gehad in de operationele fase.  Ondanks dat zich natuurlijk genoeg nieuwe casussen voordeden, hebben we vanuit de basis van de beschreven processen en de goede relatie tussen de betrokken partijen, deze situaties kunnen oplossen en (waar nodig) de processen er op aangepast.
Standaardiseer de afspraken met opleidingsleveranciers.
Als er met één platform gewerkt wordt, zorg dan ook dat de prijzen daarin steeds op dezelfde manier worden weergegeven. Zorg daarnaast voor gelijke afspraken rondom bijvoorbeeld annuleringstermijnen en –kosten, betalingstermijn, reactietijden etc. Dat maakt het voor de klant en haar medewerkers een stuk duidelijker!

Meer weten over het uitbesteden van opleidingstaken?
Neem gerust contact met mij op via Robina@atrivision.com

Print Friendly