Binnen veel organisaties is er niemand formeel verantwoordelijk voor onboarding van nieuwe medewerkers. Maar zonder een onboardingsprogramma kunnen de eerste dagen, weken en soms zelfs maanden van de felbegeerde nieuwe medewerker nogal chaotisch verlopen. Uit onderzoek is gebleken dat een slecht verlopen eerste werkdag in 4% van de gevallen de belangrijkste reden is om de organisatie te verlaten.

Bij de best-in-class organisaties met een gestructureerde onboarding aanpak, blijkt dat nieuwe medewerkers zich verbonden voelen met het bedrijf en minder geneigd zijn om elders te gaan werken. Zij zullen de komende jaren verschil maken: betere prestaties leveren, toename in werktevredenheid en hogere retentiepercentages.

Karin Zijlstra, LMS-consultant bij Atrivision vertelt over de inrichting van een LMS dat is ontstaan vanuit de vraag naar goede onboarding en daarna verder ontwikkeld en ingezet is.

Best practice – non-profit organisatie

Een van onze klanten is een internationale non-profit organisatie. Jaarlijks trekken zij honderden nieuwe vrijwilligers en medewerkers aan. Mensen zijn bij deze organisatie het grootste goed. Als een nieuwe medewerker bij hen komt werken, is een goede start daarom van groot belang.

De uitdaging/ missie

  • Ontwerp een aantrekkelijke manier om nieuwe medewerkers wereldwijd op te leiden.
  • Ontwikkel een e-learning module waarmee nieuwe medewerkers snel up and running zijn.
  • Enthousiasmeer nieuwe medewerkers om aan de slag te gaan bij de non-profit organisatie

De oplossing

Gedurende de loopbaan van de medewerkers wordt veel geïnvesteerd in persoonlijke groei en dat begint bij een goede introductie en onboarding van de nieuwe medewerkers. Sinds de zomer van 2012 is deze organisatie begonnen met het opleiden van nieuwe medewerkers via Totara LMS. Het is een all-in-one leermanagementsysteem voor de administratie, documentatie, rapportage en levering van e-learning opleidingen. Aan Atrivision werd gevraagd om de implementatie, training en e-learning te verzorgen.

Totara LMS is uitermate geschikt om e-learning content aan te bieden, onder andere via standaard SCORM-pakketten. Door gebruik te maken van de SCORM specificaties kan de non-profit organisatie bijvoorbeeld de voortgang van medewerkers opslaan in de leeromgeving.

Inmiddels wordt de leeromgeving ook gebruikt voor klassikale face-to-face trainingen over de hele wereld. In het begin werd de leeromgeving gebruikt voor eenvoudige face-to-face bookings, tegenwoordig kunnen medewerkers ook huiswerk en voorbereidende opdrachten volbrengen ter voorbereiding en na afloop online feedback geven over de training. Deze digitale leeromgeving kent vele toepassingen: van platform om complete online cursussen te ondersteunen tot planning van en een aanvulling op traditionele leeromgevingen, oftewel blended learning.

Toegankelijkheid

Overal ter wereld kunnen mensen met een emailadres van de non-profit organisatie toegang verkrijgen tot de leeromgeving. Naast de onboarding module, biedt  de overkoepelende tak van de organisatie een aantal algemene en functiegerichte trainingen aan zoals Project Management, Leadership & Management, Campaign Trainings. Ondertussen maken ook een aantal landelijke organisaties er gebruik van.

In Duitsland bijvoorbeeld biedt de organisatie cursussen aan om vrijwilligers goed te informeren en op te leiden. Omdat veel vrijwilligers geen emailadres van de organisatie hebben, is het systeem zo ingericht dat via een eenvoudige HR-synchronisatie de gegevens naar het leerplatform worden gekopieerd. Hiermee voorkomen ze dat iedereen in de wereld toegang heeft tot mogelijk gevoelige informatie. Elke nieuwe gebruiker krijgt een link om het gesynchroniseerde e-mail adres te verifiëren en het account te activeren. De vrijwilligers krijgen toegang tot specifieke cursussen.

Om de organisatie in het onderhoud van het systeem te ondersteunen heeft Atrivision ook dashboards aangemaakt met video’s, webinars, e-learning, handleidingen, cursussen en rapporten. Beheerders, Country Administrators en leidinggevenden hebben toegang tot rapporten, deze kunnen desgewenst ook rechtstreeks naar hun inbox worden gemaild.

Kostenbesparing

De onboarding gebeurde klassikaal; per continent werden mensen naar een gemeenschappelijke locatie gevlogen en werden voor de duur van de training hotels verzorgd. Het digitaliseren van de onboarding heeft daardoor een enorme kostenbesparing met zich mee gebracht. De administratie van face-to-face bijeenkomsten was indertijd bovendien zeer ingewikkeld en tijdrovend. Door de overgebleven face-to-face bijeenkomsten in het LMS te boeken is dit veel eenvoudiger geworden. Met de juiste rapportages is het bovendien een stuk inzichtelijker.

Atrivision heeft een template gemaakt voor cursussen zodat er, internationaal, eenvoudiger nieuwe content kan worden toegevoegd en er meer eenheid gecreëerd en geborgd wordt in het gehele LMS.

De resultaten van de nieuwe leeromgeving

In 2012 werd de nieuwe leeromgeving bij deze organisatie gelanceerd. In 2016 is een moderniseringsslag gedaan en is het LMS nog aantrekkelijker en gebruikersvriendelijker gemaakt. Al honderden medewerkers hebben het onboardingsprogramma in Totara LMS met succes afgerond. Momenteel zijn er een 400-tal gebruikers actief. Dit zal zich de komende jaren verder uitbreiden. Doelstelling is dat alle medewerkers en geïnteresseerde vrijwilligers de leeromgeving gaan gebruiken.

Leren heeft bij deze non-profit organisatie nu een moderne vormgeving. De verantwoordelijkheid voor leren wordt bij de medewerker neergelegd en gefaciliteerd met ‘blended’ learning bronnen.

De toekomst

De overkoepelende tak van de non-profit organisatie wil graag nog meer leerstof aanbieden in hun leerplatform en meer gebruikers aantrekken in verschillende landen. In elk land moet de organisatie aan verschillende regels en wetgevingen voldoen, daarom is de structuur en het takenpakket van Totara LMS ook zeer interessant voor hen. Ook zullen ze samen met Atrivision blijven werken aan de gebruiksvriendelijkheid.

Een aantal stappen die op de agenda staan:

  • Single Sign On implementeren
  • Communicatietraining omzetten tot een blended traject
  • Competentieprofielen in het LMS invoeren en koppelen aan trainingen
  • Cursus voor country administrators en country course creators
  • Dashboards aanmaken voor geregistreerde course creators

“Heerlijk! Wat handig allemaal. Dit maakt mijn leven pas echt een stuk makkelijker!”

Global training manager

Print Friendly