Is iemand in uw organisatie verantwoordelijk voor onboarding van nieuwe medewerkers? Zonder een onboardingsprogramma kunnen de eerste dagen, weken en soms zelfs maanden van de felbegeerde nieuwe medewerker chaotisch verlopen. Uit onderzoek is gebleken dat een slecht verlopen eerste werkdag in 4% van de gevallen de belangrijkste reden is om de organisatie te verlaten.

Bij organisaties met een gestructureerde onboarding aanpak, blijkt dat nieuwe medewerkers zich verbonden voelen met het bedrijf en minder geneigd zijn om elders te gaan werken. Zij zullen de komende jaren het verschil maken: ze leveren betere prestaties, de werktevredenheid neemt toe en ze behalen hogere retentiepercentages, waardoor klanten langer gebruik maken van uw dienst. Maar hoe werkt het dan, de onboarding aanpak?

Wij geven u graag een praktijkvoorbeeld over de inrichting van een leermanagementsysteem dat is ontstaan vanuit de vraag naar goede onboarding.

Praktijkvoorbeeld: onboarding bij een non-profit organisatie

Een van onze klanten is een internationale non-profit organisatie. Jaarlijks trekt deze klant honderden nieuwe vrijwilligers en medewerkers aan. Mensen zijn bij deze organisatie het grootste goed. Als een nieuwe medewerker bij hen komt werken, is een goede start daarom van groot belang.

De uitdaging van dit project

De opdracht die wij meekregen van onze klant was als volgt:

  • Ontwerp een aantrekkelijke manier om nieuwe medewerkers wereldwijd op te leiden.
  • Ontwikkel een e-learning module waarmee nieuwe medewerkers snel up and running zijn.
  • Enthousiasmeer nieuwe medewerkers om aan de slag te gaan bij de non-profit organisatie.

De oplossing: Totara leermanagementsysteem

De persoonlijke groei van medewerkers is erg belangrijk bij onze klant. Dat begint bij een goede introductie en onboarding. Daarom is deze organisatie sinds de zomer van 2012 begonnen met het opleiden van nieuwe medewerkers via Totara LMS. Dit is een all-in-one leermanagementsysteem voor de administratie, documentatie, rapportage en levering van e-learning opleidingen.

Atrivision verzorgde de e-learning opleidingen, deed de implementatie van het LMS systeem en gaf trainingen. Dankzij het Totara LMS systeem kan de organisatie bijvoorbeeld de voortgang van medewerkers opslaan in de leeromgeving. Inmiddels wordt de leeromgeving ook gebruikt voor klassikale face-to-face trainingen over de hele wereld.

In het begin werd de leeromgeving gebruikt voor eenvoudige face-to-face bookings. Tegenwoordig kunnen medewerkers ook huiswerk en opdrachten voorbereiden via het systeem. Na afloop van de training hebben ze de mogelijkheid om online feedback te geven.

Dit bewijst dat de digitale leeromgeving van Totara vele toepassingen kent: van platform om complete online cursussen te ondersteunen tot aan de planning. Ook is het een waardevolle aanvulling op traditionele leeromgevingen, oftewel blended learning.

Toegankelijkheid van het Totara LMS

Overal ter wereld kunnen mensen met een e-mailadres van de non-profit organisatie toegang verkrijgen tot de leeromgeving. Naast de onboarding module, biedt de overkoepelende tak van de organisatie een aantal algemene en functiegerichte trainingen aan zoals Project Management, Leadership & Management en Campaign Trainings. Ondertussen maken ook een aantal landelijke organisaties er gebruik van.

In Duitsland bijvoorbeeld biedt de organisatie cursussen aan om vrijwilligers goed te informeren en op te leiden. Omdat veel vrijwilligers geen e-mailadres van de organisatie hebben, is het systeem zo ingericht dat via een eenvoudige HR-synchronisatie de gegevens naar het leerplatform worden gekopieerd. Hiermee voorkomen ze dat iedereen in de wereld toegang heeft tot mogelijk gevoelige informatie.

Elke nieuwe gebruiker krijgt een link om het gesynchroniseerde e-mail adres te verifiëren en het account te activeren. De vrijwilligers krijgen toegang tot specifieke cursussen. Om de organisatie in het onderhoud van het systeem te ondersteunen, heeft Atrivision ook dashboards aangemaakt met video’s, webinars, e-learning, handleidingen, cursussen en rapporten. Beheerders, Country Administrators en leidinggevenden hebben toegang tot de rapporten. Deze kunnen desgewenst ook rechtstreeks naar hun inbox worden gemaild.

Door onboarding kosten besparen

De onboarding gebeurde klassikaal. Per continent werden mensen naar een gemeenschappelijke locatie gevlogen. Het digitaliseren van de onboarding heeft daardoor een enorme kostenbesparing met zich mee gebracht. De administratie van face-to-face bijeenkomsten was indertijd bovendien zeer ingewikkeld en tijdrovend.

Door de overgebleven face-to-face bijeenkomsten in het LMS te boeken, is dit veel eenvoudiger geworden. Met de juiste rapportages is het een stuk inzichtelijker. Atrivision heeft een template gemaakt voor cursussen zodat er, internationaal, eenvoudiger nieuwe content kan worden toegevoegd en er meer eenheid gecreëerd en geborgd wordt in het gehele LMS.

De resultaten van de nieuwe leeromgeving

In 2012 werd de nieuwe leeromgeving bij deze organisatie gelanceerd. In 2016 hebben we een moderniseringsslag gedaan en is het LMS nog aantrekkelijker en gebruikersvriendelijker gemaakt. Al honderden medewerkers hebben het onboardingsprogramma in Totara LMS met succes afgerond.

Global training manager: “Heerlijk! Wat handig allemaal. Dit maakt mijn leven pas echt een stuk makkelijker!”

Momenteel zijn er een 400-tal gebruikers actief. Dit zal zich de komende jaren verder uitbreiden. De doelstelling is dat alle medewerkers en geïnteresseerde vrijwilligers de leeromgeving gaan gebruiken. Leren heeft bij deze non-profit organisatie nu een moderne vormgeving. De verantwoordelijkheid voor leren wordt bij de medewerker neergelegd en gefaciliteerd met ‘blended’ learning bronnen.

De toekomstplannen van onze klant

De overkoepelende tak van de non-profit organisatie wil graag nog meer leerstof aanbieden in hun leerplatform en meer gebruikers aantrekken in verschillende landen. In elk land moet de organisatie aan verschillende regels en wetgevingen voldoen. Daarom is de structuur en het takenpakket van Totara LMS zeer interessant voor hen. Ook zullen ze samen met Atrivision blijven werken aan de gebruiksvriendelijkheid.

Een aantal stappen die nog op de agenda staan:

  • Single Sign On implementeren.
  • Communicatietraining omzetten tot een blended traject.
  • Competentieprofielen in het LMS invoeren en koppelen aan trainingen.
  • Cursus voor country administrators en country course creators.
  • Dashboards aanmaken voor geregistreerde course creators.

Wilt u ook werken aan uw onboarding?

Wilt u door dit voorbeeld ook werken aan een goede onboarding? Dat is mogelijk. Neem gerust contact met ons op, wij doen u graag een passend voorstel.

Print Friendly