10 tips hoe je de selectie van een learning platform professioneel aanpakt
In dit artikel vertellen we hoe je de selectie van een learning platform professioneel aanpakt aan de hand van 10 tips. Online leren heeft namelijk een vaste plek veroverd bij het laten leren van medewerkers. De Learning & Development afdelingen van ondernemingen zijn daarom continue bezig met de optimalisatie van hun learning platform. Na een goed aantal jaren trouwe dienst van het bestaande leerplatform, komt het onvermijdelijke moment dat er een nieuw leerplatform moet komen. Maar hoe selecteer en kies je dan het platform dat het best bij jullie organisatie past?
Dit artikel geeft je de 10 stappen om tot een nieuw passend learning platform te komen.
Stap 1: Analyseer het gebruik van het huidige learning platform
Een degelijke analyse van het gebruik van het huidige learning platform, geeft onder andere inzicht in:
- De functionaliteit die echt nodig is
- De functionaliteit die nooit wordt gebruikt
- De functionaliteit die leuk is om te hebben
De analyse geeft belangrijke informatie voor het programma van eisen en wensen.
Stap 2: Inventariseer de behoefte van de medewerkers
Nadat je hebt stilgestaan bij het gebruik van het huidige leerplatform, inventariseer je de behoefte van verschillende groepen medewerkers. Naast een rode draad ontdek je dat iedere groep medewerkers eigen specifieke eisen en wensen heeft. Het is belangrijk om daar een helder overzicht van te hebben, zodat je daar rekening mee kan houden bij het opstellen van het programma van eisen en wensen.
Bijkomend voordeel is dat je alle toekomstige gebruikers vanaf het begin meeneemt in dit belangrijke proces. Dat zorgt voor draagvlak voor het uiteindelijk gekozen learning platform.
Stap 3: Bepaal een helder eindresultaat
Het eindresultaat bepaal je door helder te omschrijven of te schetsen wat je voor ogen hebt. Probeer daarbij een zo concreet mogelijk antwoord te geven op vragen als:
- Wat is het doel van een leerplatform voor onze organisatie?
- Wat willen we bereiken met een leerplatform binnen onze organisatie?
- Wie zijn de gebruikers van het leerplatform?
- Wanneer moet het nieuwe leerplatform up and running zijn?
Wanneer je weet wat het eindresultaat moet zijn, weet je ook welke weg je moet afleggen.
Stap 4: Stel het Programma van Eisen en Wensen op
Aan de hand van de informatie die is verzameld bij stap 1, 2 en 3, stel je het Programma van Eisen en Wensen op. De bedoeling van het Programma van Eisen en Wensen is van tevoren de randvoorwaarden en limieten te definiëren. De “eisen” zijn de criteria waaraan voldaan moet worden, de “wensen” zijn de criteria waaraan de verwachting is dat er zo veel mogelijk aan voldaan wordt.
Het Programma van Eisen en Wensen vormt het uitgangspunt voor het gesprek dat je straks aangaat met verschillende leveranciers.
Stap 5: Maak een longlist van learning platform leveranciers
Met alle informatie die je hebt vergaard kan je een lijst opstellen van potentieel geschikte leveranciers, de longlist. Deze longlist stel je samen op basis van research. Je onderzoekt de beschikbare learning platforms en inventariseert welke geschikt zijn om jouw ambities te realiseren.
Op basis van je inventarisatie maak je een voorselectie van de leveranciers waarvan je denkt dat deze geschikt zijn. Probeer dit te beperken tot maximaal 10 aanbieders. Liefst reduceer je deze longlist tot een shortlist met 3-5 aanbieders. Want hoe meer het er zijn, hoe langer het selectieproject zal duren.
Stap 6: Weet welk budget beschikbaar is voor het nieuwe learning platform
Voordat je aan het selectieproces begint, is het verstandig om een indicatie van het beschikbare budget voor het nieuwe learning platform te hebben. Dat lijkt logisch, maar de praktijk laat zien dat op het laatste moment het budget toch vaak een struikelblok vormt. Vervolgens begint het selectieproces dan weer opnieuw. Dit kost tijd en geld.
Op basis van de projectkosten en de jaarlijkse kosten van het huidige leerplatform, en het Programma van Eisen en Wensen voor het nieuwe platform, kan je het gesprek aangaan met jouw collega’s die over de financiën gaan. Samen kan je dan tot een goede inschatting komen. Dat geeft je slagkracht tijdens het selectieproces.
Stap 7: Voeren van selectiegesprekken met de learning platform leveranciers
Om de selectiegesprekken goed te kunnen voeren, is een degelijke voorbereiding nodig. Een selectiegesprek is over het algemeen nooit een evenwichtig gesprek. De leverancier weet alles over zijn product en – als het goed is – voert de leverancier regelmatig selectiegesprekken. Elementen van een goede voorbereiding zijn:
- Onderzoek: Lees je in, verzamel achtergrond informatie, weet wie er tegenover je zit.
- Referenties: Bel met vakgenoten om te vragen of zij ervaring hebben met de betreffende leverancier.
- Selectieteam: Zorg dat jouw team dat het selectiegesprek voert, verschillende expertises in huis heeft en bespreek vooraf ieders rol.
- Format: geeft de leverancier een online demo, is het een algemene kennismaking, wil je een old school presentatie? Jij bent de potentiele koper, dus jij bepaalt!
Evalueer direct na het selectiegesprek en noteer alles. Na een aantal dagen bespreek je het selectiegesprek met het team.
Stap 8: Test het learning platform van de top drie leveranciers
Wanneer je na alle selectiegesprekken de balans opmaakt, wordt het tijd om het learning platform van de top drie leveranciers te testen. Vraag een testomgeving van het potentiële leerplatform aan en/ of plan met alle drie afzonderlijk een testdag. In de testomgeving kan jij gedurende een bepaalde periode door het leerplatform heen klikken. Daarmee kan je checken of het leerplatform werkt zoals jij verwacht dat het werkt. Werkt het intuïtief? Ben je tevreden over het design? Is de route binnen het leerplatform voor iedereen duidelijk? Probeer zoveel mogelijk uit en vraag ook een aantal collega’s die niet bij de keuze voor het leerplatform betrokken zijn om te testen.
Tijdens de testdag krijgt de leverancier de kans om het leerplatform volledig te tonen. Je doorloopt het gehele gebruikersproces en je checkt of de functionaliteit voldoet aan het Programma van Eisen en Wensen. Je laat gebruikers en stakeholders aansluiten om kritisch mee te kijken. Onder andere het laten aanhaken van IT collega’s is verstandig, zodat je zeker weet dat het leerplatform past binnen de bestaande IT infrastructuur van jouw organisatie.
Stap 9: Vraag de top drie learning platform leveranciers een offerte op maat
Wanneer al je vragen zijn beantwoord en alles helder is, vraag je de top drie learning platform leveranciers een offerte uit te brengen. Hierbij is het verstandig om aan te geven welke onderwerpen in ieder geval moeten terugkomen in de offerte. Dit maakt het gemakkelijker om de verschillende offertes met elkaar te vergelijken.
Geef een deadline voor het indienen van de offerte en plan direct een moment waarin de learning platform leverancier de offerte kan toelichten.
Stap 10: Kies het best passende learningplatform
Nu je alle informatie hebt, is eindelijk het moment gekomen om het best passende learning platform te kiezen. Gefeliciteerd!
Het selecteren en kiezen van een learning platform is dus niet iets wat je er even bij doet. Althans, wanneer je het zorgvuldig aanpakt. Het is daarom aan te raden om een learning specialist in te huren die expertise heeft op zowel didactisch als technisch vlak. Dit zorgt ervoor dat jouw selectieproces optimaal verloopt. Het artikel “de meerwaarde van een learning specialist” vertelt je meer over het nut van een externe specialist.
Zo, even ademhalen…en dan begint het implementatieproces.